Tổng đài IP là gì? Tại sao nên chọn tổng đài IP?

Giải pháp tổng đài IP đã được triển khai và sử dụng phổ biến ở rất nhiều quốc gia phát triển như Mỹ, Hàn Quốc, Nhật Bản,… Sức mạnh, sự chuyên nghiệp và linh hoạt của tổng đài này đáp ứng hầu hết nhu cầu của các doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp có quy mô lớn. Cùng vData tìm hiểu chi tiết về tổng đài IP là gì và những thông tin liên quan nhé!  

1. Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP ( tên tiếng anh là Internet Protocol Private Branch eXchange, tên viết tắt là IP PBX hay IPBX) là một mạng điện thoại riêng sử dụng giao thức internet. Tổng đài này cho phép thực hiện các cuộc gọi nội bộ, gọi đến mạng di động, PSTN, gọi thoại và hình ảnh trên mạng LAN, Internet, WAN,…

Tổng đài điện thoại IP có giá cả phù hợp, chi phí khi mở rộng thấp và khả năng tương thích với mọi nền tảng có sẵn. Đây là lựa chọn số 1 của các doanh nghiệp hay tập đoàn lớn khi muốn giải quyết nhanh chóng nhu cầu trao đổi thông tin nội bộ và chăm sóc khách hàng trên mọi hình thức kết nối. Một hệ thống tổng đài IP cơ bản bao gồm:

• Tổng đài IP
• Điện thoại IP
• Máy tính bàn
• Card Digium PC
• Phần mềm tổng đài
• Điện thoại cố định
• Phần mềm gọi thoại thông qua máy tính

2. Tại sao nên chọn tổng đài IP?

2.1 Không lo lỗi thời về công nghệ

Lựa chọn tổng đài IP, dù 5 hay 10 năm sau bạn cũng không phải lo lắng tụt hậu về công nghệ. Phần mềm tổng đài IP sẽ cập nhật liên tục phiên bản mới để đáp ứng thay đổi công nghệ.

>> Tìm hiểu thêm về tổng đài ảo VoIP hoạt động trên giao thức IP

2.2 Giảm chi phí cuộc gọi

Lựa chọn nhà cung cấp VoIP cho các cuộc gọi quốc tế và đường dài để tiết kiệm chi phí. Khi bạn thực hiện cuộc gọi ở các chi nhánh, văn phòng khác nhau sẽ được miễn phí hoàn toàn.

2.3 Đa chức năng

Hệ thống tổng đài IP phát triển trên nền IP nên thuận tiện cho các nhà nghiên cứu và phát triển nó. Vì vậy, hầu hết tổng đài IP đều có đầy đủ chức năng như Voicemail, Auto attendant, Call queue,… Với các tổng đài truyền thống thì các chức năng này không hề rẻ.

2.4 Không bị giới hạn khi mở rộng

Công nghệ mới liên kết IP giúp bạn kết nối camera, chuông báo động, chuông cửa, điện thoại, video conference và có khả năng mở rộng. Bạn chỉ cần tạo thêm điện thoại vào mạng khi muốn mở rộng tổng đài IP. 

2.5 Lắp đặt, vận hành, quản lý và bảo trì đơn giản

Với tổng đài IP, bạn sẽ không phải mất thời gian đi dò dây test như tổng đài công nghệ Analog. Chỉ cần kết nối internet, mạng LAN hay WAN là có thể sử dụng tổng đài IP. Bên cạnh đó, việc bảo trì tổng đài IP cũng dễ dàng. 

Hệ thống tổng đài này có một giao diện quản lý trên nền website cho cả người quản lý và người sử dụng, giúp cho việc quản lý, bảo trì, điều khiển hệ thống thuận tiện hơn. Đây cũng là điểm khác biệt lớn nhất của tổng đài IP so với tổng đài truyền thống.

3. Tính năng cơ bản của tổng đài IP là gì?

• Tổng đài Call Center giúp chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả
• Tự động ghi âm cuộc gọi khi khách hàng gọi đến
• Thiết lập tùy chỉnh Audio Conference và Video
• Tùy chọn nhạc nền, nhạc chờ
• Gọi điện siêu tiết kiệm nhờ kết nối mạng GSM
• Tương thích với E1 Sip trunk/E&M/Analog
• Đáp ứng từ 500 đến 2000 License máy lẻ IP
• Không giới hạn khi mở rộng
• Đồng bộ nghe, gọi trên di động
• Kết nối qua mạng wifi
• Tùy chọn đàm thoại theo cặp hoặc nhiều người
• Hỗ trợ thiết lập các cuộc gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, gọi kết nối giữa máy tính đến máy tính, máy tính đến điện thoại, điện thoại đến điện thoại và điện thoại đến máy tính

4. Phân biệt giải pháp tổng đài IP mềm và cứng

4.1 Giải pháp tổng đài IP mềm

Yêu cầu sử dụng

• Server dùng để cài đặt hệ thống tổng đài IP
• Card giao tiếp FXO giúp kết nối tín hiệu đường vào với bưu điện
• IP hoặc máy lẻ Gateway chuyển đổi FXS để có thể dùng được điện thoại Analog
• Miễn phí khi triển khai Core tổng đài

Đánh giá

• Đầy đủ tính năng như lời chào, ghi âm, hội nghị, kết nối phần mềm CRM
• Do hệ thống phát sinh nhiều file rác nên sau 1 năm sử dụng cần phải cài đặt lại
• Thời gian cài đặt và backup lâu
• Chi phí cao hơn so với tổng đài IP cứng vì phải đầu tư thêm server và card giao tiếp đầu vào FXO

4.2 Giải pháp tổng đài IP cứng

Yêu cầu sử dụng

• Tổng đài IP đầy đủ cấu hình, kết nối đến 2000 máy lẻ
• Máy lẻ IP hoặc Gateway chuyển đổi FXS để có thể sử dụng điện thoại Analog

Đánh giá

• Hệ thống đã được tối ưu nên chạy ổn định
• Backup/Restore nhanh chóng, đơn giản
• Đầy đủ tính năng như tổng đài IP mềm

5. Yêu cầu kỹ thuật khi thiết lập tổng đài IP là gì?

Để thiết lập tổng đài IP cứng hoặc mềm đều phải có:

• Hai yếu tố là điện và mạng
• Kỹ thuật viên IT phụ trách vận hành
• Hoạt động ổn định, liên tục 24/24
• Dung lượng ổ cứng lớn, đảm bảo khả năng lưu trữ file ghi âm
• Lắp đặt tại Data Center hoặc công ty có phòng dành riêng cho máy chủ

>> Tìm hiểu thêm:

• VoIP là gì? Giải pháp VoIP phù hợp với đối tượng nào?
• Tổng đài Analog là gì? Phân biệt tổng đài điện thoại Analog và IP
• Điện thoại IP (VoIP) là gì? Ưu nhược điểm của điện thoại IP

Như vậy với bài viết trên, bạn đã hiểu được giải pháp tổng đài IP là gì, các ưu điểm và tính năng của tổng đài này với doanh nghiệp như thế nào. Hãy để lại bình luận bên dưới nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về tổng đài này. Thường xuyên truy cập vdata.vn để không bỏ lỡ những bài chia sẻ hữu ích về giải pháp mạng, dịch vụ thiết kế, quảng cáo và lưu trữ website.